belscript

Belscript

De telefoniste van Business Square beantwoord alle voor uw bedrijf binnenkomende telefoongesprekken aan de hand van een belscript. Dit belscript is samen met u opgesteld en bevat alle, voor onze telefoniste relevante, informatie over uw bedrijf zodat zij elk gesprek voor uw bedrijf adequaat kan beantwoorden.

Een belscript bevat:

1. Algemene informatie over uw bedrijf
2. Afspraken over hoe u wenst dat onze telefoniste uw gesprekken beantwoord
3. Een overzicht van de contactpersonen binnen uw organisatie en hun contactgegevens zoals telefoonnummers en email adressen
4. Eventuele FAQ lijsten aan de hand waarvan de telefoniste vaak gestelde vragen direct aan de beller kan beantwoorden zodat de beller ook meteen geholpen is en u niet meer terug hoeft te bellen.
5. Afspraken over wel of niet doorverbinden
6. Afspraken over hoe de gespreks verslagen oftewel “berichten” aan u worden verstuurd
7. Een “Let Op” veld waarin urgente of actuele worden vermeld zoals bijvoorbeeld aan- of afwezigheid, een reclame actie van uw bedrijf, terugbel momenten etc.
8. Dit “Let Op” veld kunt u zelf op elk moment van de dag aanpassen.

Voor het opstellen van uw belscript hebben wij een vragenlijst opgesteld die als handleiding kan dienen bij het opstellen van een duidelijk belscript. Hierin zijn vragen opgenomen zoals:

1. Korte omschrijving van de aard van het bedrijf:
2. Met welke zin wilt u dat wij de voor u binnenkomende oproepen beantwoorden?
   • (Wel/geen afkortingen bedrijf, voornaam telefoniste)
   • Aard van de te verwachten telefoontjes:
   • _________________________________________________________________
   • _________________________________________________________________
3. Hoe wenst u dat de telefoontjes worden afgehandeld?
   • Van ieder gesprek wordt alleen een bericht genoteerd
   • Doorverbinden naar vast/mobiel in geval van nieuwe klant?
   • Doorverbinden naar vast/mobiel in geval van lopend project/spoed? (wat is spoed)?
   • Bij telefonische acquisitie wordt meegedeeld dat u zelf terugbelt indien u belangstelling heeft: Ja/Nee
   • Men mag u info sturen per post/e-mail JA/NEE, anders,
4. Indien men daar naar vraagt, mogen wij / wilt u dan dat wij zeggen dat wij een antwoordservice zijn die voor uw bedrijf de telefoon beantwoorden?
   …………………………………………………………………………………………….
5. Hoe wilt u de voor u afgehandelde gesprekken gerapporteerd hebben:
   • Alle berichten direct per e-mail en op uw klantendashboard.
   • Gewenst mail adres voor de berichten: …………………..@………………………..
   • Alleen op uw klantendashboard
   • SMS (hier zijn extra kosten aan verbonden)
6. Berichten worden standaard naar het mailadres van de contactpersoon verstuurd.
   • Wanneer u wilt dat de berichten ook naar een algemene mailbox worden verstuurd dan kunt in het hiervoor bedoelde veld in de bijgaande Excel ook meerdere mailadressen vastleggen gescheiden door het puntkomma teken (;).

Via het BSP klanten dashboard kunt u uw eigen belscript elk moment van de dag zien.

Zo kunt u zien over welke informatie de telefoniste beschikt en eventuele wijzigingen ook direct via het klanten dashboard doorgeven. Ook kunt u hier de lijst met de bij BSP bekende contactpersonen van uw bedrijf downloaden. Wanneer dit nodig is kunt u in de gedownloade lijst aanpassingen doen en deze vervolgens aan ons mailen.