Soms komen telefoongesprekken even niet uit. Dan wil je ongestoord kunnen werken of ben je net met de behandeling van een klant bezig. Maar ja, het telefoontje kan wel heel belangrijk zijn. Herken je dit? Probeer dan eens telefoonbeantwoording door onze professionele telefoonservice.
Altijd bereikbaar
Door het inschakelen van onze telefoonservice kun je altijd bereikbaar zijn. Het mooie is dat je zelf bepaalt wanneer je gebruik maakt van de telefoonbeantwoording. De wijze waarop we de telefoon voor je beantwoorden bepaal je helemaal zelf. Ook de opvolging van het telefoongesprek kan op verschillende manieren. Met dit artikel hopen we je meer inzicht te geven in de mogelijkheden en de wijze waarop wij voor jou kunnen werken.
Heb je na het lezen nog aanvullende vragen, schroom dan niet om contact met ons op te nemen. We leggen het graag uit en je kunt ons zelfs gratis uitproberen!
Professionele telefoonbeantwoording
Business Square werkt met ervaren telefonistes in vaste dienst. Sommigen werken al meer dan 15 jaar bij ons. Met een warme en volwassen stem nemen ze voor jou de telefoon op. Ze verwelkomen jouw (potentiële) klant met de boodschap die jij wenst. Vervolgens behandelen ze klant op de wijze die we samen hebben afgesproken. Dan kan gaan van het eenvoudig noteren van de klantvraag, het doorverbinden naar de juiste persoon, tot het afhandelen van de klantvraag in je eigen CRM systeem.
Jouw telefoniste op afstand
De telefoonbeantwoording is geheel op maat naar jouw wensen in te vullen. We werken met scripts die de telefoniste te zien krijgt zodra een klant voor jou belt. Zo neemt de telefoniste met de juiste boodschap de telefoon voor je op. Vervolgens stelt ze de juiste vragen en noteert ze de antwoorden in een bericht of direct in jouw systeem. Aan het einde van het gesprek ontvang je een email met de juiste gegevens en kan je op het moment dat het jou uitkomt de klant terugbellen. In geval van spoed ontvang je een SMS of kan ze direct doorverbinden.
Daarnaast kan ze ook de telefoon doorverbinden naar de juiste persoon binnen jouw organisatie. In dat geval stelt de telefoniste vast waarvoor de klant belt en zoekt ze de juiste persoon binnen jouw organisatie op die de klant dan vervolgens verder helpt.
Maar ze kan nog een stap verder gaan. Door bijvoorbeeld afspraken direct in je agenda te maken of te wijzigen. Of door bestellingen aan te nemen en te verwerken in jouw eigen bestelsysteem. Of bijvoorbeeld klanten informatie te geven over de status van hun bestelling.
Jij houdt altijd de controle over de telefoonbeantwoording
Het inschakelen en uitschakelen van de telefoonservice is eenvoudig te doen. Zo kan je deze handmatig in- en uitschakelen. Of als hij 3 keer is overgegaan. Of we spreken af dat we je telefoon op gezette tijden beantwoorden. Tevens is het mogelijk om dat voor een bepaalde periode te doen. Denk daarbij aan vakanties, tijdens ziekte of zwangerschapsverlof van je eigen telefonistes. Maar ook bij extra drukte vanwege seizoenen of marketingacties.
Daarnaast heb je als klant van Business Square ook een eigen dashboard. Binnen dit dashboard kun je alle gevoerde telefoongesprekken tot 3 maanden terugvinden. Maar je kunt er ook je eigen gegevens beheren. Denk daarbij aan telefoonnummers voor doorschakelen, scripts en emailadressen.
Telefoonbeantwoording gratis uitproberen
In dit artikel hebben we kort uitlegt wat er allemaal mogelijk is als je telefoonbeantwoording door ons wil laten doen. Maar je kunt het ook gratis uitproberen. Dan kun je ervaren hoe het werkt.
Als je meer wilt weten, bel ons gerust of stel je vragen via ons contactformulier.
